Blog:
5 tips voor het behalen van deadlines
Elk bedrijf, groot of klein, heeft te maken met de tijdsdruk van deadlines. Of het nu gaat om het opleveren van een product, het behalen van een salestarget of het aanleveren van belangrijke documentatie. Het blijven allemaal werkzaamheden met een einddatum en een vooraf te bepalen doel. Toch gaat het bij het naderen van de deadline maar al te vaak mis. Er ontstaat stress en uiteindelijk inefficiëntie, waardoor overwerken noodzaak wordt en alle zeilen moeten worden bijgezet. Als manager moet je dit zien te voorkomen en daarom hebben wij 5 tips opgesteld voor het behalen van deadlines.
Spring snel naar:
Tip 1: Soft deadlines
Het liefst plan je deadlines altijd zo strak mogelijk in, zodat de efficiëntie van jouw timemanagement zo hoog mogelijk is. Bij een strakke planning met weinig speling schuilt echter een aantal gevaren. Allereerst kan je het functioneren en met name het werktempo van je werknemers overschatten, waardoor je met de planning in de knel komt. Ten tweede zijn er altijd factoren die je planning compleet overhoop kunnen gooien, denk bijvoorbeeld aan het crashen van de harde schijf van je computer. Tenslotte zorgen te strakke deadlines voor veel stress. Een oplossing hiervoor is werken met soft deadlines, zodat je een buffer creëert voor deze onvoorziene timemanagement-killers. Kies een datum tussen 2 en 5 dagen vóór de daadwerkelijke deadline en creëer zodoende ruimte in de planning en rust in ieder zijn hoofd.
Tip 2: Opsplitsen van het project
Hoe groter het project, des te verder de deadline lijkt te zijn. Probeer grote projecten dan ook op te splitsen in mini-projecten. Zo kan elk mini-project worden afgebakend met zijn eigen taken en de hierboven genoemde soft deadlines. Elke soft deadline zal een gevoel geven van voldoening en geeft je team de energie en kracht om het volgende traject van het project in te gaan. Door op deze structurele manier te werken loopt het project minder snel vast en zal de “grote” deadline uiteindelijk makkelijker worden behaald.
Tip 3: Leren 'Nee' zeggen
Sommige opgedragen deadlines zijn ambitieus, maar simpelweg praktisch niet haalbaar. In dat geval is het beter een ‘nee’ te verkopen en met een alternatief te komen, dan volmondig ‘ja’ te zeggen en uiteindelijk met je beste smoes op te moeten komen draven waarom de deadline niet is behaald. Wees eerlijk en schep eerlijke verwachtingen. De werkgever zal je namelijk niet beoordelen op de originaliteit van je smoes, maar wat wél blijft hangen is het niet behalen van een resultaat.
Tip 4: Beloning
Deadlines zorgen voor stress en dat gaat door de hoge druk niet altijd hand in hand samen met de interne werksfeer. Het is dan ook aan te raden deze druk eens weg te nemen bij je team. Ga eens uit eten of geef een borrel, waarbij het aan jou de keus is om dit als een beloningsmechanisme of als verrassing in te zetten.
Tip 5: Start vandaag
De laatste tip: Een nieuwe opdracht binnen? Start vandaag met de planning! Niet morgen, niet volgende week. Een goed begin is het halve werk en dat geldt ook voor het behalen van deadlines!
Zit je nog met vragen?
In de verkooptrainingen leer je alles over de verschillende fases van verkoop. Hierbij word je stap voor stap verder geholpen op het gebied van klantgerichte verkoop. Dat begint bij de eerste indruk, het eerste telefoongesprek of mailcontact en dit gaat door tot de offerte en de opdrachtbevestiging.